Før du vil besvare en indsigelse og få startet din sag igen, kan du nedenfor finde en huskeliste over faktorer, som påvirker udfaldet af indsigelsen:
- Læs kundens indsigelse grundigt igennem og find ud af, hvorfor kunden er uenig.
- Du argumenterer via dokumentation mod kundens indsigelse.
- Du svarer høfligt og på et pænt sprog.
- Undersøg sagen. Har kunden ret i sin indsigelse, og burde sagen faktisk trækkes tilbage?- I mange tilfælde har vi oplevet, at der er sket en fejl i ens regnskabssystem, og en faktura desværre ikke er blevet markeret som betalt. Kunden har derfor fejlagtigt fået en varsling, og sagen burde straks trækkes tilbage.
Eksempel på den gode besvarelse:
Kunden laver en indsigelse på en sag, hvori kunden skriver:
”Jeg har aldrig modtaget nogen faktura og er derfor uforstående overfor kravet”
I dette scenarie skal man selv undersøge, om der faktisk er udsendt en faktura, og om den er sendt til den korrekte adresse eller e-mailadresse.
Er der sendt en faktura ud til korrekt adresse/e-mailadresse, vil en god indsigelsesbesvarelse være:
”Den 22-03-2019 udsendte vi faktura 21221 ud til kunden på emailadressen: [email protected] og til adressen Smedevej 28, 2400 København med beløbet 24.000 kr. inkl. moms. Den originale faktura er også vedhæftet og er i overensstemmelse med de oplysninger, som kunden accepterede, da de lavede købet af vores service.
[Vedhæftet: Faktura 21221]