Før du vil besvare en indsigelse og få startet din sag igen, kan du nedenfor finde en huskeliste over faktorer, som påvirker udfaldet af indsigelsen:
Læs kundens indsigelse grundigt igennem og find ud af, hvorfor kunden er uenig.
Du argumenterer via dokumentation mod kundens indsigelse.
Du svarer høfligt og på et pænt sprog.
Undersøg sagen. Har kunden ret i sin indsigelse, og burde sagen faktisk trækkes tilbage?- I mange tilfælde har vi oplevet, at der er sket en fejl i ens regnskabssystem, og en faktura desværre ikke er blevet markeret som betalt. Kunden har derfor fejlagtigt fået en varsling, og sagen burde straks trækkes tilbage.
Eksempel på den gode besvarelse:
Kunden laver en indsigelse på en sag, hvori kunden skriver:
”Jeg har aldrig modtaget nogen faktura og er derfor uforstående overfor kravet”
I dette scenarie skal man selv undersøge, om der faktisk er udsendt en faktura, og om den er sendt til den korrekte adresse eller e-mailadresse.
Er der sendt en faktura ud til korrekt adresse/e-mailadresse, vil en god indsigelsesbesvarelse være:
”Den 22-03-2019 udsendte vi faktura 21221 ud til kunden på emailadressen: [email protected] og til adressen Smedevej 28, 2400 København med beløbet 24.000 kr. inkl. moms. Den originale faktura er også vedhæftet og er i overensstemmelse med de oplysninger, som kunden accepterede, da de lavede købet af vores service.
[Vedhæftet: Faktura 21221]