Vil du gerne oprette en ny sag i faktura-, rykker- eller inkassoflow, kan dette gøres via formularen under fakturaer -> Opret fakturaer og inkassosager

For uddybende forklaring om hvordan man opretter sager med formularen, se nedenfor.

Har du flere end 10 sager, anbefales der i stedet, at du skriver ind til [email protected] og vedhæfter en Excel-fil med dine sager. Så slipper du for at indtaste én sag ad gangen via formularen. Via CSV upload, så kan supporten  uploade alle sagerne på en gang. 

For nærmere beskrive af hvad Excel filen skal indeholde, så følg guiden længere nede.

Hvordan oprettes en sag via formularen?

1: Opret faktura
1.1: Vælg indtast faktura eller PDF-fil
1.2: Indtast faktura (valgmulighed 1)
1.3: Upload PDF-fil (valgmulighed 2)
2: Udfyld faktura data
2.1: Udfyld varelinjer (Sag med 1 faktura)
2.2. Udfyld varelinjer (Sag med flere end 1 faktura)

For at oprette ny sag i et faktura-, rykker- eller inkassoflow, kan dette gøres via formularen under Fakturaer-->Opret fakturaer og inkassosager

1. Opret ny faktura

Du ankommer til Opret ny faktura, hvor du skal vælge og angive data i de forskellige felter. Dette gennengås nærmere nedenunder.

Du skal starte med at vælge om du vil indtaste faktura eller uploade en PDF-fil. Herefter skal du vælge hvilket flow sagen skal starte i.

1.1. Vælg indtast faktura eller upload PDF-fil

  • Hvordan ønsker du at indtaste fakturaen?: I dette felt har du 2 valgmuligheder. Mulighed 1: Indtast fakturen. Eller mulighed 2: Upload en PDF-fil.

1.2. Indtast faktura (Valgmulighed 1)

  • Opstartsflow for faktura: Du skal starte med at angive i dette felt, om din faktura skal starte i faktura-, rykker- eller inkassoflow.
  • Ny eller eksisterende kunde: Dette felt vil som standard stå på "Ny kunde". Hvis kunden i forvejen har en sag i Likvido, så skal du i stedet vælge eksisterende kunde.

Hvis du vælger eksisterende kunde:

  • Søg kunden frem --> Klik på prikken i venstre side.

Hvis du vælger ny kunde:
Så skal du her udfylde alle kundens informationer.

  • Kundetype: I dette felt skal du vælge om kunden er en privatkunde eller en virksomhedskunde.
  • Land: I dette felt skal du angive landet som kunden kommer fra. Dette vil påvirke hvilken kampagne som sagen startes i. Fx. hvis landet IKKE er Danmark, så vil sagen starte i kampagnen "Global Claim". (Det er også muligt at designe egne kampagner med egne tekster afhængig af land).
  • Virksomhedsnavn: (hvis virksomhed vælges). I dette felt kan du indtaste enten firmanavn eller CVR nr. Så vil der blive søgt i det Centrale Virksomhedsregister, og herefter udfylde alle kundeinformationerne.
  • Til sidst skal du udfylde de resterende kundeinformationer.

Klik på feltet Næste for at komme videre til fakura data.

Gå til afsnit 2. Udfyld faktura Data for at komme til næste step.

1.3. Upload PDF-fil (Valgmulighed 2)

  • Upload faktura: Her skal du uploade en faktura i PDF format. Du kan både trække og slippe filen ind i feltet, eller klikke på "vælg fil".
  • Du bedes kun uploade den oprindelige faktura på sagen. Du kan ikke uploade dokumentation, rykkere m.m., men kun selve fakturaen. Du kan på de næste side "Faktura Data" specificere eksisterende rykkergebyrer, samt delindbetalinger.
  • Kundens e-mail: I dette felt udfyldes kundens e-mailadresse, som Likvido skal sende kommunikation til.
  • Kundens telefonnummer: I dette felt udfyldes kundens mobil nummer, som Likvido skal sende kommunikation til. Hvis det er et fastnetnummer, så vil sms'erne fejle.

Når alt er udfyldt, så skal du klikke på feltet Næste. (nedenstående billede bil blive vist).

Så vil sagen blive behandlet og oprettet af en af medarbejder i Likvido.

2. Udfyld faktura data

Her skal udfyldes nedenstående felter:

  • Fakturadato: Angiv fakturadato.
  • Fakturaens betalingsdato: Angiv forfaldsdatoen for fakturaen.
  • Dit fakturanummer: Angiv fakturaens fakturanummer.
  • Valuta: Angiv typen af valuta som den skyldige faktura skal betales ud fra.

Nu skal du udfylde de enkelte varelinjer som udgør fakturen.

  • Hvis sagen omhandler 1 faktura, så gå til afsnit 2.1.
  • Hvis sagen omhandler mere end 1 faktura, så gå til afsnit 2.2.

2.1. Udfyld varelinjer (Sag med 1 faktura)

Hvis der er mange varelinjer på din faktura. Så kan du nøjes med 1 varelinje med beskrivelsen; "Udestående til **Firmanavn** faktura XXXX".

  • Hvis der skal tilføjes flere varelinjer, så klik på feltet +Ny linje.
  • Du kan lave lige så mange varelinjer som du har lyst til. Hvis du har lavet en varelinje for meget, så kan du slette linjen ved at klikke på det røde skraldespands ikon i højre side.

2.2. Udfyld varelinjer (Sag med flere faktura)

Dette er relevant, hvis du ønsker at oprette en sag som indeholder flere faktura i en sag. Dette er især relevant for inkassosager, hvor der ofte sammenlægges flere faktura til en samlet inkassosag.

Hvis sagen skal indeholde mere end 1 faktura, så skal der oprettes én varelinje pr. faktura. Der skal huskes;

  • At der i varelinjen skal specificeres hvilket fakturanummer der refereres til..
  • At der i kolonnen pris er angivet hovedstolen (skyldige saldo) fra denne faktura.

Et forslag til beskrivelse kunne være; "Udestående til **Firmanavn** faktura XX".

Når du har udfyldt alle varelinjer, så skal du til sidst klikke på den orange knap Opret faktura.

Herefter er sagen oprettet.

Hvad skal en Excel/CSV fil indeholde?

Jeg har for neden indsat en tabel med de informationer, som vi kan benytte for at opretter jeres sager. Jeg har sat stjerne (*) ud foran de felter der som minimum er påkrævet. Men jo flere info, jo bedre.

Rækkefølgen er ligegyldig i dit eget excel-ark. Dette er kun for at vise, hvilke data vi ønsker.

Vigtig info:

  • Dato skal angives som xx/xx/xxxx eller xx-xx-xxxx. Fx. 20/02/2020 eller 20-02-2020.
  • Hvis du har både har private og erhvervskunder, skal de deles op, således at der er et dokument med private kunder, og et dokument med erhvervskunder.
  • Hvis du har sager der skal startes i forskellig flow. Dvs. faktura-, rykker- eller inkassoflow, så skal de også opdeles ud fra hvilket flow, som sagen skal startes i.
  • Hvis sagen skal startes i inkassoflow, så skal der oplyses i e-mailen du sender til [email protected], hvor mange rykkerne der er sendt ud.

    Se nedenfor hvilke felter I kan oprette i excelarket for henholdvis krav mod privatpersoner og virksomheder. Længere nede er der links til Google Sheet filer, som du kan benytte og gemme som en CSV-fil.

Link til Google Sheets fil - CSV fil privat person

Link til Google Sheets fil - CVS fil virksomhed

For at gemme filen som en CSV fil. Gå til Menu --> Filer --> Download --> Comma-seperated values


Fandt du dit svar?