En af fordelene ved at bruge Likvido til håndtering af sine fakturaer er, at du altid selv har fuld kontrol over, hvad der skal ske med en specifik faktura. Sådan finder du handlingerne:
Gå til siden "Fakturaer".
Klik på sagen.
Klik på "Handlinger" øverst til højre.
Vælg den handling, du skal bruge.
Guiden her tager dig igennem de forskellige handlingsmuligheder, og hvad de betyder for en aktiv faktura.
Afslut faktura (brug enten ved lukning af sag eller ved fuld betaling)
Hvis du har en aktiv integration med et regnskabsprogram, så bør lukke ned for fakturaen i regnskabsprogrammet. På den måde vil fakturaen både være afsluttet i dit regnskabsprogram, og Likvido vil aflæse at den er lukket. Læs mere om den integration her.
Når du afslutter en faktura i Likvido, så skal du tage stilling til hvorfor sagen afsluttes. Lukkekoden er en note til dig selv, men vær opmærksom på, at lukningen krediterer fakturaen i Likvido (der oprettes en system-kreditnota). Lukker du en inkassosag, fordi debitor har betalt direkte til dig, fakturerer Likvido det optjente honorar.
Er sagen i inkasso, åbner "Afslut faktura" dialogen "Træk sag tilbage". Her vælger du ét af tre svar:
"Den samlede saldo … er indfriet", hvis kunden har betalt alt direkte til dig.
"Jeg har modtaget [beløb]", hvis kunden har betalt en del.
"Jeg ønsker ikke at fastholde restsaldoen", hvis du vil opgive kravet. Så skal du sætte flueben i en erklæring om, at du ikke har modtaget betaling.
Sager i fogedretten eller i overvågning kan du ikke lukke selv. Skriv til [email protected].
Er sagen i faktura- eller rykkerflow, vælger du først lukkekode:
Hvorefter du kan vælge den uddybende årsag:
Når du har taget stilling til årsagerne, kan du vælge at sende en bekræftelse til kunden om, at sagen nu er lukket. På inkassosager sender Likvido altid en bekræftelse til debitor, når sagen lukkes. Hvis du vælger at sende en bekræftelse, sender systemet den standard e-mail der altid afsendes når en sag afsluttes.
Opret delbetaling
Bemærk: ligesom ved afslutning af faktura, så anbefales det at du laver denne handling i regnskabsprogrammet, hvis du allerede har en aktiv regnskabsprogram integration. Vi vil ikke bogføre denne delindbetaling, hvis du opretter den her.
Hvis du har modtaget en delindbetaling, og hele sagen derfor stadigvæk ikke er betalt, så kan du bruge "Opret delbetaling". Her kan du både vælge en dato og et beløb:
Brug også denne funktion, hvis debitor har betalt en del af beløbet direkte til dig uden om Likvido. Når du registrerer indbetalingen, opdateres sagens saldo, og Likvido fakturerer det optjente honorar. Læs hvordan udbetalingen fordeles i Forklaring af udbetalingslogik.
Er sagen i inkasso, skal betalingsdatoen ligge på eller efter den dag, sagen gik i inkasso. Du kan ikke rette eller slette en betaling, du har registreret. Skriv til [email protected], hvis den er forkert.
Opret en kreditnota
Note: denne funktion vises kun hvis du har en regnskabsprogram integration til e-conomic
Hvis du ønsker at kreditere det fulde beløb, så kan du bruge denne funktion. Funktionen er speciel ved at den vil lave selve kreditnotaen i e-conomic, og dermed behøves du ikke opdatere regnskabsprogrammet.
Du kan ikke lave en kreditnota på en faktura, der er delvist betalt. Bruger fakturaen afdelinger eller dimensioner i e-conomic, skal du lave kreditnotaen i e-conomic. Skal en faktura i en inkassosag krediteres, så læs Kreditnota på en faktura i en aktiv rykker- eller inkassosag.
Sæt i bero / genopstart faktura
Hvis du ønsker at pause en aktiv faktura, så skal du angive en årsag til hvorfor:
Herefter kan du uddybe årsagen yderligere (ikke påkrævet). Til sidst skal du altid vælge en genoptagelsesdato, så sagen automatisk startes op igen på den dato. En sag kan ikke sættes i bero på ubestemt tid.
Hvis en faktura allerede er pauset, så kan du genopstarte den her:
Er pausen låst af Likvido, kan du ikke selv genstarte sagen. Skriv til [email protected].
Sager i inkasso kan du ikke selv sætte i bero. Skriv til [email protected] med sagsnummeret og den ønskede dato. Læs mere i Udskyd en rykker eller inkasso, når kunden har lovet at betale.
Ændring af flow
Hvis du ønsker at ændre et flow - eksempelvis fra et rykkerflow til inkassoflow, så kan du bruge denne handling. Du kan frit vælge ændringer mellem faktura- og rykkerflow, hvor du til inkasso kun kan ændre flow til - og ikke fra.
Genstart flow
Ønsker du at genstarte det eksisterende flow for en faktura, så kan denne handling bruges. Det kan eksempelvis være, at en kunde ikke har modtaget påmindelser/rykkere på en korrekt email, hvorfor man så i stedet vælger at genstarte et rykkerflow.
Ændring af kundens e-mailadresse
Du kan ikke ændre kundens e-mailadresse via Handlinger på en faktura.
Er en e-mail kommet retur, sættes sagen på pause, og du skal angive en ny e-mail på kunden. Den nye adresse bruges kun i Likvido og sendes ikke tilbage til dit regnskabsprogram.
Hvis du har en regnskabsprogram-integration og en faktura allerede er sendt til den forkerte adresse:
1. Ret e-mailadressen i dit regnskabsprogram (f.eks. under "Generelt" på kunden i e-conomic). Den synkroniseres automatisk med Likvido.
2. Find den pågældende faktura i Likvido.
3. Brug "Genstart flow" under Handlinger for at sende kommunikationen igen fra trin 1 — nu til den korrekte adresse.
Hvis kunden er i inkasso: Kontakt Likvidos supportteam — vi kan rette adressen for dig.
Hvis kunden er oprettet manuelt i Likvido (uden regnskabsprogram): Brug "Ret e-mail" funktionen på kundesiden, og genstart derefter flowet.