Når alle trin i en kundebaseret rykkerkampagne er gennemført, skal du aktivt tage stilling til, om sagen skal overgå til inkasso. Denne artikel forklarer, hvad der sker, og hvordan du håndterer godkendelsesprocessen.
Oversigt over processen
Når en kundebaseret kampagne er færdig med alle rykkertrin, følger denne proces:
Kampagnen pauses automatisk i 10 dage.
Likvido opretter en opgave, der beder dig godkende eller afvise inkasso.
Du træffer en beslutning — godkend, afvis, eller vent.
Ved godkendelse sammenflettes alle fakturaer til én inkassosag.
Vigtigt: Ved kundebaserede kampagner sker overgangen til inkasso aldrig automatisk. Du skal altid aktivt godkende det.
Opgaven i din opgaveliste
Når alle rykkertrin er udført, finder du en opgave i din opgaveliste med overskriften "Godkend inkassoflow" eller lignende.
Opgaven viser:
Kundens navn og oplysninger.
Det samlede udestående beløb.
Mulighed for at godkende eller afvise.
Du finder opgaven under Opgaver i Likvido. Opgaven forsvinder ikke af sig selv — den kræver, at du træffer en beslutning.
Hvad sker der, når du godkender?
Når du godkender opstart af inkasso, sker følgende automatisk.
1. Alle fakturaer sammenflettes til én sag
Likvido opretter en ny sag, som samler alle kundens udestående fakturaer i én samlet inkassosag. Det giver kunden ét beløb at forholde sig til og én sag at betale.
Den nye sag indeholder:
Alle forfaldne fakturaer fra kundens balance.
Alle rykkergebyrer, der er pålagt under rykkerforløbet.
Det samlede udestående beløb.
Sagsnummer:
Den nye sag får et nyt sagsnummer i formatet
14XXXXXXX.Dette nummer bruges fremover i al kommunikation med kunden.
2. De originale fakturaer lukkes
De oprindelige fakturaer lukkes med statussen "Sammenflettet". De forsvinder ikke — du kan stadig se dem i Likvido — men de er nu en del af mastersagen.
På hver original faktura kan du se:
At fakturaen er lukket.
En note om, at sagen er sammenflettet med mastersagen.
Reference til det nye mastersagsnummer.
3. Inkassokampagnen starter
Når sagen er oprettet, tildeles den automatisk en inkassokampagne. Herfra håndterer Likvido inddrivelsen på samme måde som ved normale inkassosager.
Hvad sker der, når du afviser?
Vælger du at afvise opstart af inkasso:
Opgaven lukkes og forsvinder fra din opgaveliste.
Kampagnen afsluttes uden at starte inkasso.
Fakturaerne forbliver i deres nuværende status.
Ingen inkassosag oprettes.
Bemærk: Afviser du, vil Likvido ikke automatisk spørge igen. Ønsker du senere at starte inkasso, skal du manuelt kontakte os.
Hvad sker der, hvis du ikke reagerer?
Træffer du ikke en beslutning:
Kampagnen forbliver pauset på ubestemt tid.
Opgaven forbliver i din opgaveliste.
Der sendes ingen flere rykkere til kunden.
Ingen inkassosag oprettes.
Der er ingen automatisk timeout eller automatisk handling. Kampagnen forbliver i pausetilstand, indtil du aktivt godkender eller afviser.
Anbefaling: Træf en beslutning inden for de første 10 dage, så kunden ikke oplever en lang pause i kommunikationen.
Hvad med betalinger under pauseperioden?
Hvis kunden betaler, mens kampagnen er pauset og afventer din godkendelse:
Ved fuld betaling:
Kampagnen stopper automatisk.
Opgaven forsvinder fra din opgaveliste.
Du behøver ikke gøre noget.
Ved delbetaling:
Balancen opdateres.
Opgaven vises stadig, men med det nye, lavere beløb.
Du kan stadig godkende inkasso for restbeløbet.
Forskelle fra fakturabaserede kampagner
Ved kundebaserede kampagner er der vigtige forskelle i overgangen til inkasso:
Aspekt | Fakturabaseret | Kundebaseret |
Automatisk opstart af inkasso | Kan konfigureres (kontakt os for at ændre) | Aldrig — kræver altid godkendelse |
Antal inkassosager | Én per faktura (kan dog sammenflettes senere) | Én samlet sag (mastersag) |
Sammenfletning | Nej | Ja — alle fakturaer samles |
Pause efter færdige trin | Ja — 10 dage | Ja — 10 dage |
Eksempel på forløb
Dag 1: Kunden har 3 forfaldne fakturaer på i alt 15.000 DKK. Kundebaseret kampagne starter.
Dag 5–30: Kampagnen udfører alle rykkertrin. Kunden modtager rykkere med det samlede udestående.
Dag 30: Alle trin er gennemført. Kampagnen pauseres, og opgaven Godkend inkassoflow oprettes.
Dag 35: Du godkender opstart af inkasso.
Dag 35 (samme dag):
Likvido opretter mastersag 14123456 på 15.000 DKK + gebyrer.
De 3 originale fakturaer lukkes som "Sammenflettet".
Inkassokampagnen starter på mastersagen.
Kunden modtager inkassobrev med det samlede beløb.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg vælge kun at sende nogle af fakturaerne til inkasso?
Nej. Ved kundebaserede kampagner sammenflettes alle forfaldne fakturaer for kunden i én mastersag. Du kan ikke vælge individuelle fakturaer.
Kan jeg se de originale fakturaer efter sammenfletning?
Ja. De originale fakturaer er stadig synlige i Likvido, men er lukket med statussen "Sammenflettet". Du kan se, hvilken mastersag de tilhører.
Hvad sker der med rykkergebyrerne?
Alle rykkergebyrer, der er pålagt under kampagnen, medtages i mastersagens samlede beløb.
Kan jeg omgøre en godkendelse?
Nej. Når du har godkendt, og mastersagen er oprettet, kan du ikke omgøre sammenfletningen. Kontakt os, hvis du har godkendt ved en fejl.
Hvorfor kræver kundebaserede kampagner altid godkendelse?
Fordi kundebaserede kampagner samler alle fakturaer i én sag, vil vi gerne sikre, at du aktivt tager stilling til, om det samlede beløb skal sendes til inkasso. Det giver dig mulighed for at gennemgå kundens situation, før du træffer beslutningen.
Hvad sker der, hvis kunden betaler mellem godkendelse og inkassostart?
Modtages betalingen, inden inkassosagen er oprettet, stopper kampagnen automatisk, og der oprettes ikke en inkassosag.