Når alle trin i en kundebaseret rykkerkampagne er gennemført, skal du aktivt tage stilling til, om sagen skal overgå til inkasso. Denne artikel forklarer præcist, hvad der sker, og hvordan du håndterer godkendelsesprocessen.
Oversigt over processen
Når en kundebaseret kampagne er færdig med alle rykkertrin, følger denne proces:
Kampagnen pauses automatisk i 10 dage
Likvido opretter en opgave der beder dig godkende eller afvise inkasso
Du træffer en beslutning – godkend, afvis, eller vent
Ved godkendelse sammenflettes alle fakturaer til én inkassosag
Vigtigt: Ved kundebaserede kampagner sker overgangen til inkasso aldrig automatisk. Du skal altid aktivt godkende det.
Opgaven i din opgaveliste
Når alle rykkertrin er udført, finder du en opgave i din opgaveliste med overskriften "Godkend inkassoflow" eller lignende.
Opgaven viser:
Kundens navn og oplysninger
Det samlede udestående beløb
Mulighed for at godkende eller afvise
Du finder opgaven under Opgaver i Likvido. Opgaven forsvinder ikke af sig selv – den kræver, at du træffer en beslutning.
Hvad sker der, når du godkender?
Når du godkender opstart af inkasso, sker følgende automatisk:
1. Alle fakturaer sammenflettes til én sag
Likvido opretter en ny sag, som samler alle kundens udestående fakturaer i én samlet inkassosag. Dette giver kunden ét beløb at forholde sig til og én sag at betale.
Den nye sag indeholder:
Alle forfaldne fakturaer fra kundens balance
Alle rykkergebyrer, der er pålagt under rykkerforløbet
Det samlede udestående beløb
Sagsnummer:
Den nye sag får et nyt sagsnummer i formatet
14XXXXXXXDette nummer bruges fremover i al kommunikation med kunden
2. De originale fakturaer lukkes
De oprindelige fakturaer lukkes med statussen "Sammenflettet". De forsvinder ikke – du kan stadig se dem i Likvido – men de er nu en del af mastersagen.
På hver original faktura kan du se:
At fakturaen er lukket
En note om, at sagen er sammenflettet med mastersagen
Reference til det nye mastersagsnummer
3. Inkassokampagnen starter
Når sagen er oprettet, tildeles den automatisk en inkassokampagne. Herfra håndterer Likvido inddrivelsen på samme måde som ved normale inkassosager.
Hvad sker der, når du afviser?
Hvis du vælger at afvise opstart af inkasso:
Opgaven lukkes og forsvinder fra din opgaveliste
Kampagnen afsluttes uden at starte inkasso
Fakturaerne forbliver i deres nuværende status
Ingen inkassosag oprettes
Bemærk: Hvis du afviser, vil Likvido ikke automatisk spørge igen. Hvis du senere ønsker at starte inkasso, skal du manuelt tage kontakt til Likvido support.
Hvad sker der, hvis du ikke reagerer?
Hvis du ikke træffer en beslutning:
Kampagnen forbliver pauset på ubestemt tid
Opgaven forbliver i din opgaveliste
Der sendes ingen flere rykkere til kunden
Ingen inkassosag oprettes
Der er ingen automatisk timeout eller automatisk handling. Kampagnen forbliver i pausetilstand, indtil du aktivt godkender eller afviser.
Anbefaling: Vi anbefaler, at du træffer en beslutning inden for de første 10 dage, så kunden ikke oplever en lang pause i kommunikationen.
Hvad med betalinger under pauseperioden?
Hvis kunden betaler, mens kampagnen er pauset og afventer din godkendelse:
Ved fuld betaling:
Kampagnen stopper automatisk
Opgaven forsvinder fra din opgaveliste
Du behøver ikke foretage dig noget
Ved delbetaling:
Balancen opdateres
Opgaven vises stadig, men med det nye (lavere) beløb
Du kan stadig godkende inkasso for restbeløbet
Forskelle fra fakturabaserede kampagner
Ved kundebaserede kampagner er der vigtige forskelle i overgangen til inkasso:
Aspekt | Fakturabaseret | Kundebaseret |
Automatisk opstart af inkasso | Kan konfigureres (indstilling Likvidos support kan ændre) | Aldrig – kræver altid godkendelse |
Antal inkassosager | Én per faktura (kan dog sammenflettes senere) | Én samlet sag (mastersag) |
Sammenfletning | Nej | Ja – alle fakturaer samles |
Pause efter færdige trin | Ja – 10 dage | Ja – 10 dage |
Eksempel på forløb
Dag 1: Kunde har 3 forfaldne fakturaer på i alt 15.000 DKK. Kundebaseret kampagne starter.
Dag 5-30: Kampagnen udfører alle rykkertrin. Kunden modtager rykkere med det samlede udestående.
Dag 30: Alle trin er gennemført. Kampagnen pauseres, og opgaven "Godkend inkassoflow" oprettes.
Dag 35: Du godkender opstart af inkasso.
Dag 35 (samme dag):
Likvido opretter mastersag 14123456 på 15.000 DKK + gebyrer
De 3 originale fakturaer lukkes som "Sammenflettet"
Inkassokampagnen starter på mastersagen
Kunden modtager inkassobrev med det samlede beløb
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg vælge kun at sende nogle af fakturaerne til inkasso?
Nej. Ved kundebaserede kampagner sammenflettes alle forfaldne fakturaer for kunden i én mastersag. Du kan ikke vælge individuelle fakturaer.
Kan jeg se de originale fakturaer efter sammenfletting?
Ja. De originale fakturaer er stadig synlige i Likvido, men de er lukket med statussen "Sammenflettet". Du kan se, hvilken mastersag de tilhører.
Hvad sker der med rykkergebyrerne?
Alle rykkergebyrer, der er pålagt under kampagnen, medtages i mastersagens samlede beløb.
Kan jeg omgøre en godkendelse?
Nej. Når du har godkendt, og mastersagen er oprettet, kan du ikke omgøre sammenflettingen. Kontakt Likvido support, hvis du har godkendt ved en fejl.
Hvorfor kræver kundebaserede kampagner altid godkendelse?
Fordi kundebaserede kampagner samler alle fakturaer i én sag, ønsker vi, at du aktivt tager stilling til, om det samlede beløb skal sendes til inkasso. Dette giver dig mulighed for at gennemgå kundens situation, før du træffer beslutningen.
Hvad sker der, hvis kunden betaler mellem godkendelse og inkassostart?
Hvis betalingen modtages, inden inkassosagen er oprettet, vil kampagnen stoppe automatisk, og der oprettes ikke en inkassosag.